ΑΘΗΝΑ

Μήπως στέλνετε email στη δουλειά με λάθος τρόπο;

MAIL1.gif
0

Είστε έξω για φαγητό μετά την δουλειά και το αφεντικό σας σας στέλνει email. Απαντάτε;

Αν στείλετε ένα email σ'  έναν συνάδελφο, μπορείτε να στείλετε ένα follow up πριν απαντήσει; Είναι προσβλητικό αν το ChatGPT γράφει τα email σας;

Οι άγραφοι κανόνες του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν γίνει ακόμα πιο συγκεχυμένοι μετά την πανδημία, η οποία άλλαξε δραστικά τον τρόπο με τον οποίο επικοινωνούμε με τους συναδέλφους στην δουλειά.

Η face-to-face επικοινωνία, το τηλέφωνο και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έδωσαν τη θέση τους στις τηλεδιασκέψεις και τα άμεσα μηνύματα στο chat.

Πριν μπείτε στην διαδικασία να γράψετε το μήνυμα, αναρωτηθείτε: ποιος είναι ο αποδέκτης και ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος επικοινωνίας με το συγκεκριμένο άτομο;

Ωστόσο, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εξακολουθεί να αποτελεί το επικρατέστερο μέσο επικοινωνίας για τους περισσότερους εργαζόμενους και η σωστή χρήση του μπορεί να έχει τεράστια επίδραση στις εργασιακές σχέσεις, όπως δηλώνει η Andrea Weckerle, καθηγήτρια ολοκληρωμένης επικοινωνίας μάρκετινγκ στο Πανεπιστήμιο Georgetown και συγγραφέας του βιβλίου Civility in the Digital Age: How Companies and People Can Triumph Over Haters, Trolls, Bullies and Other Jerks.

MAIL2.gif

Ποια είναι, λοιπόν, τα faux pas και τι θεωρείται πρέπον σε ό,τι αφορά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο; Είναι προφανές ότι κάθε κατάσταση εξαρτάται και από το ανάλογο πλαίσιο, με άλλα λόγια την κουλτούρα κάθε εργασιακού χώρου. Όμως υπάρχουν ορισμένοι βασικοί κανόνες που πρέπει να τηρούνται σε κάθε περίπτωση.

Είναι απαραίτητο να στείλετε email;

Πριν μπείτε στην διαδικασία να γράψετε το μήνυμα, αναρωτηθείτε: ποιος είναι ο αποδέκτης και ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος επικοινωνίας με το συγκεκριμένο άτομο; Σύμφωνα με την Barbara Pachter, ιδιοκτήτρια και πρόεδρο της Pachter & Associates – μιας εταιρείας εκπαίδευσης σε θέματα επιχειρηματικής δεοντολογίας και επικοινωνίας, κάθε περίπτωση είναι διαφορετική.

Εάν θέλετε να κάνετε μια γρήγορη ερώτηση σε έναν συνάδελφο ίσως μπορείτε απλά να περάσετε από το γραφείο του ή να στείλετε ένα γρήγορο μήνυμα στο chat. Εάν θέλετε να κάνετε μια μακρά συζήτηση με πολλούς συναδέλφους τότε μια συνάντηση ή μια βιντεοκλήση να είναι η καλύτερη λύση. Αν όμως χρειάζεται να δώσετε συγκεκριμένες οδηγίες ή να συμπεριλάβετε ένα σχετικό έγγραφο, τότε το email είναι πράγματι η καλύτερη επιλογή.

Κρατήστε το μήνυμα σύντομο και ξεκάθαρο

Όσο πιο σύντομα και ξεκάθαρα μπείτε στο θέμα, τόσο το καλύτερο. Ωστόσο αυτό δεν σημαίνει ότι χρειάζεται να θυσιάσετε πλήρως το στοιχείο της ευγένειας. Σύμφωνα με την Pachter, παρόλο που δεν υπάρχει κάποιος αυστηρός κανόνας ως προς την έκταση του μηνύματος, καλό είναι να μην ξεπερνάτε τη μισή οθόνη. Όσο ο αναγνώστης χρειάζεται να σκρολλάρει τόσο χάνει το ενδιαφέρον του ως προς το περιεχόμενο. Κανείς δεν θέλει να παραλάβει μια διατριβή στα mail του.

Κάντε το μήνυμα σας ευανάγνωστο

Προσπαθήστε να κρατήσετε τις σημαντικές πληροφορίες του mail σας ευανάγνωστες. Για να το καταφέρετε αυτό μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κουκκίδες ή υπότιτλους για να διευκολύνετε την εύρεση συγκεκριμένων πληροφοριών.

Προγραμματίστε την αποστολή του mail

Οι πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσφέρουν τη δυνατότητα να γράψετε το email σας τώρα, αλλά να προγραμματίσετε την αποστολή για αργότερα. Έτσι, αν εργάζεστε αργά το βράδυ ή πολύ νωρίς το πρωί, προγραμματίστε το email σας να σταλεί στην αρχή της εργάσιμης ημέρας. Αυτό το εμποδίζει από το να «θαφτεί» και να ξεχαστεί ενώ επίσης δεν προκαλεί στους συναδέλφους σας πανικό λαμβάνοντας το σε ώρες εκτός εργασίας.

Αν ο προγραμματισμός της αποστολής δεν λειτουργεί για εσάς, μπορείτε να συμπεριλάβετε στο mail σας μια σαφή οδηγία για τον χρόνο που περιμένετε μια απάντηση από τον αποδέκτη, έτσι ώστε αυτός να μην υποθέσει ότι χρειάζεται να απαντήσει αμέσως. Εξάλλου, οι περισσότεροι άνθρωποι δεν διαβάζουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τη στιγμή που τα λαμβάνουν.

Μην σπαμάρετε

Αποφύγετε να στέλνετε πολλά και συνεχόμενα mail στο ίδιο άτομο πριν αυτό προλάβει να σας απαντήσει. Μπορείτε να στείλετε ένα δεύτερο μήνυμα σε περίπτωση που ξεχάσατε να αναφέρετε κάτι ή ως υπενθύμιση αν δεν έχετε λάβει έγκαιρη απάντηση. Όμως, δώστε χρόνο στον αποδέκτη για να απαντήσει. Συνήθως ένας λογικός χρόνος απόκρισης είναι μέχρι το τέλος της ημέρας, ή περίπου 24 ώρες. Από την άλλη, ως παραλήπτης είναι καλό να ενημερώνετε τον αποστολέα ότι λάβατε το μήνυμα, ακόμη και αν δεν απαιτείται απάντηση.

Ελέγξτε το mail σχολαστικά

Αφιερώστε λίγο χρόνο για να ξαναδιαβάσετε το email σας πριν πατήσετε αποστολή. Θα σας σώσει από στιγμές αμηχανίας σε περιπτώσεις που κάνατε κάποιο ορθογραφικό λάθος.

Με στοιχεία από το The Washington Post.

Τech & Science
0

ΑΘΗΝΑ

ΣΧΕΤΙΚΑ ΑΡΘΡΑ

ΔΕΙΤΕ ΑΚΟΜΑ

Από το Πάρκινσον μέχρι την κατάθλιψη: Νέα συσκευή υπερήχων υπόσχεται θεραπείες χωρίς χειρουργείο

Τech & Science / Από το Πάρκινσον μέχρι την κατάθλιψη: Νέα συσκευή υπερήχων υπόσχεται θεραπείες χωρίς χειρουργείο

Xρησιμοποιεί υπερηχητικούς παλμούς που κατευθύνονται με ακρίβεια σε συγκεκριμένες περιοχές του εγκεφάλου, προσφέροντας εναλλακτική λύση στη χειρουργική εμφύτευση ηλεκτροδίων
LIFO NEWSROOM
Το ταξίδι στο Διάστημα μπορεί να επιταχύνει τη γήρανση, σύμφωνα με μελέτη της NASA

Τech & Science / Το ταξίδι στο Διάστημα μπορεί να επιταχύνει τη γήρανση, σύμφωνα με μελέτη της NASA

Ανθρώπινα αιμοσφαίρια που στάλθηκαν στο Διάστημα άρχισαν να χάνουν την ικανότητά τους να παράγουν υγιή νέα κύτταρα, ένδειξη επιταχυνόμενης γήρανσης, σύμφωνα με τη μελέτη
LIFO NEWSROOM
Ερευνητές του Cambridge «παγώνουν» μόριο-κλειδί και δίνουν μεγάλη ελπίδα για την αντιμετώπιση του καρκίνου στον εγκέφαλο

Τech & Science / Ερευνητές του Cambridge «παγώνουν» μόριο-κλειδί και δίνουν μεγάλη ελπίδα για την αντιμετώπιση του καρκίνου στον εγκέφαλο

«Θα μπορούσε να είναι μια πραγματική ευκαιρία να επιβραδύνουμε την εξέλιξη του γλοιοβλαστώματος», υποστηρίζουν με συγκρατημένη αισιοδοξία, καθώς απαιτείται περαιτέρω δοκιμών
LIFO NEWSROOM
Αλτσχάιμερ: Εγκρίθηκε φάρμακο που χορηγείται αποκλειστικά στο σπίτι

Τech & Science / Αλτσχάιμερ: Εγκρίθηκε θεραπεία που μπορεί να χορηγηθεί στο σπίτι από τον ίδιο τον ασθενή

Η έκδοση για χρήση στο σπίτι εγκρίθηκε ως θεραπεία συντήρησης που οι ασθενείς μπορούν να χορηγούν στον εαυτό τους αφού ολοκληρώσουν τον κύκλο της ενδοφλέβιας θεραπείας
LIFO NEWSROOM
«Νέα γενιά εθισμένων»: Τι κινδύνους κρύβει το άτμισμα για τον εγκέφαλο των εφήβων

Τech & Science / «Νέα γενιά εθισμένων»: Τι κινδύνους κρύβει το άτμισμα για τον εγκέφαλο των εφήβων

Οι ειδικοί προειδοποιούν ότι τα ηλεκτρονικά τσιγάρα δημιουργούν νέους εθισμούς στη νικοτίνη και προκαλούν σοβαρούς κινδύνους για την καρδιά, τους πνεύμονες και τον εγκέφαλο των παιδιών και των εφήβων
LIFO NEWSROOM
«Είναι κάπως σαν νίκη για τη Google»: Πώς κατάφερε να γλιτώσει από το να πουλήσει το Chrome

Τech & Science / «Είναι κάπως σαν νίκη για τη Google»: Πώς κατάφερε να γλιτώσει από το να πουλήσει το Chrome

Η απόφαση αυτή θεωρείται μια από τις σημαντικότερες των τελευταίων 20 ετών - Η Google διατηρεί πάντως κάποιες «ανησυχίες» για την υποχρέωσή της να μοιράζεται δεδομένα διαδικτυακών αναζητήσεων
LIFO NEWSROOM
Το James Webb εντόπισε «γυμνή» μαύρη τρύπα από την αυγή του σύμπαντος - «Μία πραγματική ια πρόκληση για τις θεωρίες μας»

Τech & Science / Το James Webb εντόπισε «γυμνή» μαύρη τρύπα από την αυγή του σύμπαντος - «Μία πραγματική πρόκληση για τις θεωρίες μας»

Οι αστρονόμοι εκτιμούν ότι ίσως ανήκει σε μία κατηγορία αντικειμένων που είχε θεωρητικά προβλέψει ο Στίβεν Χόκινγκ, αλλά που μέχρι σήμερα δεν είχε ποτέ εντοπιστεί
LIFO NEWSROOM
Τι είναι το Clanker και γιατί το χρησιμοποιούν οι χρήστες του διαδικτύου ως αντι-AI αργκό;

Τech & Science / Τι είναι το Clanker και γιατί το χρησιμοποιούν οι χρήστες του διαδικτύου ως αντι-AI αργκό;

Ο όρος διαδίδεται στα social media μεταξύ των ανθρώπων που δηλώνουν «κουρασμένοι» με την τεχνητή νοημοσύνη που «εφευρίσκει» πράγματα, ακούγεται υπερβολικά ανθρώπινη και απειλεί να εξαφανίσει θέσεις εργασίας
LIFO NEWSROOM