Πολλοί είναι οι εργαζόμενοι στις ημέρες μας, οι οποίοι φαίνεται να δυσανασχετούν με τα meetings, καθώς τις περισσότερες φορές είναι αναγκασμένοι να αφήσουν στη μέση κάποιες άλλες υποχρεώσεις που έχουν, προκειμένου να παραστούν στη συνάντηση.
Μάλιστα, όπως υποστηρίζουν, αρκετές είναι οι περιπτώσεις που οι συναντήσεις με άλλα στελέχη της εταιρείας δεν έχουν κάποιο νόημα, καθώς δεν λαμβάνεται κάποια απόφαση σχετική με τα καθήκοντά τους στο χώρο εργασίας τους.
Τα meetings, σύμφωνα με την Donna McGeorge, συγγραφέα του «The 25 Minute Meeting: Half the Time, Double the Impact», έχουν γίνει ένας αυτόματος τρόπος λειτουργίας για τις εταιρείες. Όπως εξηγεί, οι επιχειρήσεις αντιδρούν αντανακλαστικά όταν προκύψει ένα πρόβλημα, ακόμα κι αυτό δεν χαρακτηρίζεται ιδιαίτερα σοβαρό. Η πρώτη κίνηση που κάνουν είναι να συγκαλέσουν ένα meeting. Σε πολλές περιπτώσεις, όμως, οι εργαζόμενοι δεν είναι προετοιμασμένοι για μία τέτοια συνάντηση, στην οποία θα παραστούν αρκετοί συνάδελφοί τους.
Το πρόβλημα μίας εταιρείας θα μπορούσε να κοινοποιηθεί και με άλλους τρόπους προς τους εργαζόμενους, χωρίς τη συγκάλεση ενός meeting. Σύμφωνα με τη συγγραφέα, η αποστολή ενός κοινού ηλεκτρονικού μηνύματος (e-mail) στους υπαλλήλους, ενδεχομένως να αποτελούσε έναν εύκολο τρόπο για να γίνει γνωστό το θέμα, το οποίο θα έμπαινε στο «τραπέζι» της συνάντησης.
Στην περίπτωση, ωστόσο, που κρίνεται απαραίτητη η σύγκληση ενός meeting, τότε αυτή θα πρέπει να γίνει κάτω από συγκεκριμένες συνθήκες, ώστε να κρατήσει το ενδιαφέρον των εργαζομένων. Στο πλαίσιο αυτό θα πρέπει να γίνεται μία πραγματική ανταλλαγή απόψεων και ιδεών και να μην μονοπωλεί τη συζήτηση μόνο ένα άτομο.
Πόσο πρέπει να κρατάει ένα meeting
Όπως αναφέρει η Donna McGeorge, ο ιδανικό χρόνος για ένα meeting είναι τα 25 λεπτά. Η θεωρία αυτή βασίζεται στο γεγονός πως κατά μέσον όρο μπορούμε να διατηρήσουμε τη συγκέντρωσή μας σε υψηλά επίπεδα για 25 λεπτά.
Παράλληλα, ο μέγιστος αριθμός εργαζομένων που η συγγραφέας χαρακτηρίζει ιδανικό, είναι τα επτά άτομα. Στην περίπτωση που είναι περισσότεροι, τότε υπάρχει ο κίνδυνος να χαθεί το ενδιαφέρον πολλών, καθώς η συνάντηση θα κρατήσει περισσότερο χρόνο, ενώ μπορεί να μην ακουστούν όλες οι απόψεις.
Με πληροφορίες από Fast Company
