Είστε έξω για φαγητό μετά την δουλειά και το αφεντικό σας σας στέλνει email. Απαντάτε;
Αν στείλετε ένα email σ' έναν συνάδελφο, μπορείτε να στείλετε ένα follow up πριν απαντήσει; Είναι προσβλητικό αν το ChatGPT γράφει τα email σας;
Οι άγραφοι κανόνες του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν γίνει ακόμα πιο συγκεχυμένοι μετά την πανδημία, η οποία άλλαξε δραστικά τον τρόπο με τον οποίο επικοινωνούμε με τους συναδέλφους στην δουλειά.
Η face-to-face επικοινωνία, το τηλέφωνο και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έδωσαν τη θέση τους στις τηλεδιασκέψεις και τα άμεσα μηνύματα στο chat.
Πριν μπείτε στην διαδικασία να γράψετε το μήνυμα, αναρωτηθείτε: ποιος είναι ο αποδέκτης και ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος επικοινωνίας με το συγκεκριμένο άτομο;
Ωστόσο, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εξακολουθεί να αποτελεί το επικρατέστερο μέσο επικοινωνίας για τους περισσότερους εργαζόμενους και η σωστή χρήση του μπορεί να έχει τεράστια επίδραση στις εργασιακές σχέσεις, όπως δηλώνει η Andrea Weckerle, καθηγήτρια ολοκληρωμένης επικοινωνίας μάρκετινγκ στο Πανεπιστήμιο Georgetown και συγγραφέας του βιβλίου Civility in the Digital Age: How Companies and People Can Triumph Over Haters, Trolls, Bullies and Other Jerks.
Ποια είναι, λοιπόν, τα faux pas και τι θεωρείται πρέπον σε ό,τι αφορά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο; Είναι προφανές ότι κάθε κατάσταση εξαρτάται και από το ανάλογο πλαίσιο, με άλλα λόγια την κουλτούρα κάθε εργασιακού χώρου. Όμως υπάρχουν ορισμένοι βασικοί κανόνες που πρέπει να τηρούνται σε κάθε περίπτωση.
Είναι απαραίτητο να στείλετε email;
Πριν μπείτε στην διαδικασία να γράψετε το μήνυμα, αναρωτηθείτε: ποιος είναι ο αποδέκτης και ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος επικοινωνίας με το συγκεκριμένο άτομο; Σύμφωνα με την Barbara Pachter, ιδιοκτήτρια και πρόεδρο της Pachter & Associates – μιας εταιρείας εκπαίδευσης σε θέματα επιχειρηματικής δεοντολογίας και επικοινωνίας, κάθε περίπτωση είναι διαφορετική.
Εάν θέλετε να κάνετε μια γρήγορη ερώτηση σε έναν συνάδελφο ίσως μπορείτε απλά να περάσετε από το γραφείο του ή να στείλετε ένα γρήγορο μήνυμα στο chat. Εάν θέλετε να κάνετε μια μακρά συζήτηση με πολλούς συναδέλφους τότε μια συνάντηση ή μια βιντεοκλήση να είναι η καλύτερη λύση. Αν όμως χρειάζεται να δώσετε συγκεκριμένες οδηγίες ή να συμπεριλάβετε ένα σχετικό έγγραφο, τότε το email είναι πράγματι η καλύτερη επιλογή.
Κρατήστε το μήνυμα σύντομο και ξεκάθαρο
Όσο πιο σύντομα και ξεκάθαρα μπείτε στο θέμα, τόσο το καλύτερο. Ωστόσο αυτό δεν σημαίνει ότι χρειάζεται να θυσιάσετε πλήρως το στοιχείο της ευγένειας. Σύμφωνα με την Pachter, παρόλο που δεν υπάρχει κάποιος αυστηρός κανόνας ως προς την έκταση του μηνύματος, καλό είναι να μην ξεπερνάτε τη μισή οθόνη. Όσο ο αναγνώστης χρειάζεται να σκρολλάρει τόσο χάνει το ενδιαφέρον του ως προς το περιεχόμενο. Κανείς δεν θέλει να παραλάβει μια διατριβή στα mail του.
Κάντε το μήνυμα σας ευανάγνωστο
Προσπαθήστε να κρατήσετε τις σημαντικές πληροφορίες του mail σας ευανάγνωστες. Για να το καταφέρετε αυτό μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κουκκίδες ή υπότιτλους για να διευκολύνετε την εύρεση συγκεκριμένων πληροφοριών.
Προγραμματίστε την αποστολή του mail
Οι πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσφέρουν τη δυνατότητα να γράψετε το email σας τώρα, αλλά να προγραμματίσετε την αποστολή για αργότερα. Έτσι, αν εργάζεστε αργά το βράδυ ή πολύ νωρίς το πρωί, προγραμματίστε το email σας να σταλεί στην αρχή της εργάσιμης ημέρας. Αυτό το εμποδίζει από το να «θαφτεί» και να ξεχαστεί ενώ επίσης δεν προκαλεί στους συναδέλφους σας πανικό λαμβάνοντας το σε ώρες εκτός εργασίας.
Αν ο προγραμματισμός της αποστολής δεν λειτουργεί για εσάς, μπορείτε να συμπεριλάβετε στο mail σας μια σαφή οδηγία για τον χρόνο που περιμένετε μια απάντηση από τον αποδέκτη, έτσι ώστε αυτός να μην υποθέσει ότι χρειάζεται να απαντήσει αμέσως. Εξάλλου, οι περισσότεροι άνθρωποι δεν διαβάζουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τη στιγμή που τα λαμβάνουν.
Μην σπαμάρετε
Αποφύγετε να στέλνετε πολλά και συνεχόμενα mail στο ίδιο άτομο πριν αυτό προλάβει να σας απαντήσει. Μπορείτε να στείλετε ένα δεύτερο μήνυμα σε περίπτωση που ξεχάσατε να αναφέρετε κάτι ή ως υπενθύμιση αν δεν έχετε λάβει έγκαιρη απάντηση. Όμως, δώστε χρόνο στον αποδέκτη για να απαντήσει. Συνήθως ένας λογικός χρόνος απόκρισης είναι μέχρι το τέλος της ημέρας, ή περίπου 24 ώρες. Από την άλλη, ως παραλήπτης είναι καλό να ενημερώνετε τον αποστολέα ότι λάβατε το μήνυμα, ακόμη και αν δεν απαιτείται απάντηση.
Ελέγξτε το mail σχολαστικά
Αφιερώστε λίγο χρόνο για να ξαναδιαβάσετε το email σας πριν πατήσετε αποστολή. Θα σας σώσει από στιγμές αμηχανίας σε περιπτώσεις που κάνατε κάποιο ορθογραφικό λάθος.
Με στοιχεία από το The Washington Post.
