Στην εποχή του κορωνοϊού, πολλοί από εμάς αναγκαστήκαμε μέσα σε σύντομο χρονικό διάστημα να δουλεύουμε από το σπίτι. Βέβαια, για να καταφέρουμε να είμαστε σε διαρκή και καλύτερη επικοινωνία με τους συναδέλφους μας, οι περισσότεροι χρησιμοποιούμε πλέον εφαρμογές, όπως το Zoom έτσι ώστε να κανονίζουμε μαζί την εργασιακή μας καθημερινότητα.


Δεδομένου, λοιπόν, ότι οι περισσότεροι δεν ήμασταν προετοιμασμένοι γι'αυτή την νέα εργασιακή κανονικότητα, ακολουθούν μερικές συμβουλές με τα «do's» και «don'ts» που πρέπει να έχουμε υπ'όψιν μας για τα video meetings.


Τσέκαρε από πριν την ποιότητα της σύνδεσης


Το νούμερο ένα πράγμα που μας δυσκολεύει, όταν θέλουμε να κάνουμε video conference με τους συναδέλφους, είναι η ποιότητα της ίδιας της κλήσης. Γι'αυτό, πριν ξεκινήσει, πρέπει να ανοίγουμε για λίγο την κάμερα για να δούμε ότι όλα είναι εντάξει. Σε αυτό, φυσικά, συμπεριλαμβάνεται η σωστή γωνία και ο φωτισμός μας, γιατί διαφορετικά δεν θα μπορούμε να έχουμε καλή επικοινωνία. Καλό θα ήταν, βέβαια, να ρίχνουμε και μια ματιά για το τι γίνεται στο background, π.χ. να μην έχουμε παντού πεταμένα ρούχα και πράγματα.


Το μικρόφωνο, αν και πολλές φορές δεν του δίνουμε την ίδια βαρύτητα, είναι εξίσου σημαντικό. Ειδικά όσον αφορά τα λάπτοπ πρέπει να έχουμε υπ'όψιν ότι η ποιότητα του ενσωματωμένου μικροφώνου είναι στις περισσότερες περιπτώσεις αρκετά χαμηλή, οπότε το ιδανικό θα ήταν να τη δοκιμάσουμε με έναν φίλο μας, πριν ξεκινήσει το επαγγελματικό meeting.


Βέβαια, η ουσιαστική προϋπόθεση για όλα αυτά είναι η σύνδεση στο Ίντερνετ. Όμως, μέσω του speedtest.net μπορείτε να δείτε την ταχύτητα. Σε περίπτωση που είναι κάτω από 20 megabits το δευτερόλεπτο, τότε κατά πάσα πιθανότητα θα έχετε πρόβλημα τόσο στην εικόνα όσο και στον ήχο.

Το mute είναι αναγκαίο για τα ομαδικά meetings

 

Μπορεί να ακούγεται προφανές, αλλά πολλοί άνθρωποι ξεχνούν να βάλουν σε σίγαση το μικρόφωνό τους όταν μπαίνουν σε μια ομαδική συνομιλία. Σε υπηρεσίες όπως το Zoom ή το Google Hangouts υπάρχει η δυνατότητα να κλείσεις τον ήχο πριν μπεις στο chat, πέρα από αυτόν που κατευθύνει τη συζήτηση. Βέβαια, στη συνέχεια μπορείς να πατήσεις unmute, όταν είναι η σειρά σου να μιλήσεις.


Βάλε όρια


Όλοι μας αγαπάμε την οικογένειά και τα κατοικίδιά μας, αλλά αυτό δε σημαίνει ότι οι συνάδελφοί μας θέλουν να τους δουν ξαφνικά να εμφανίζονται κάπως στο background. Οπότε το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι πολύ απλά να βρούμε ένα ήσυχο μέρος στο σπίτι και να κλείσουμε την πόρτα για να μην ακούγεται φασαρία από τους υπόλοιπους χώρους.


Κάνε ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα


Η αλήθεια είναι ότι στα περισσότερα video meeting τον λόγο έχει ο διευθυντής της εταιρείας, ο οποίος πρέπει να τηρεί ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα όσον αφορά το σε ποιους εργαζόμενους απευθύνεται κάθε φορά, προκειμένου να νιώθουν όλοι ισότιμοι και χρήσιμοι στην κουβέντα.


Δώσε προσοχή σε όλα λέγονται


Εάν πιστεύεις ότι αυτά τα video meetings για τη δουλειά είναι εξίσου βαρετά και αχρείαστα με τα κανονικά, τότε το καλύτερο που έχεις να κάνεις είναι πολύ απλά να αποχωρήσεις. Άλλωστε, στις ρυθμίσεις του Zoom υπάρχει η δυνατότητα να δουν οι υπόλοιποι συνομιλητές σου εάν είσαι ακόμη ενεργός.


Περιόρισε τον αριθμό των video meetings

 

Μπορεί, όταν είμαστε στο γραφείο, τα meeting να είναι μια καθημερινή συνήθεια, όμως αυτό δε σημαίνει ότι είναι αναγκαίο να γίνεται και online. Άλλωστε, ένας από τα χαρακτηριστικά που διαφοροποιεί την εξ αποστάσεως εργασία από την τυπική δουλειά στο γραφείο είναι η ευελιξία που έχει ο εργαζόμενος να διαχειρίζεται όπως θέλει τον χώρο και τον χρόνο του.


Το video δεν είναι η μόνη λύση για την επικοινωνία εξ αποστάσεως


Όταν η σύνδεση στο Ίντερνετ δεν είναι η ιδανική για video conference, τότε μπορείτε να δοκιμάσετε την παραδοσιακή «οδό», το τηλέφωνο.

 

Με πληροφορίες από NYT