Πώς να μειώσετε το άγχος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Πώς να μειώσετε το άγχος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Facebook Twitter
Αισθάνεστε άγχος όταν ανοίγετε το inbox; Απομακρυνθείτε για λίγο από τα email σας! Η αποστολή και λήψη email αποτελεί μία από τις πιο συνηθισμένες δραστηριότητες παγκοσμίως, καθώς σε καθημερινή βάση ανταλλάσσουμε 183 δισεκατομμύρια ηλεκτρονικά μηνύματα.
0

Από τη δημιουργία του στη δεκαετία του '70, η ανάπτυξή του ήταν κάτι παραπάνω από πρωτοφανής, διευκολύνοντας την γρήγορη και εύκολη επικοινωνία μεταξύ ατόμων σε ξένα σύνορα και ζώνες ώρας, τόσο για επαγγελματική όσο και για προσωπική χρήση. Όμως, παρά την ευρεία χρήση και τη δημοτικότητα του ως γρήγορο εργαλείο επικοινωνίας, για ορισμένα άτομα, εργαζόμενους και εργοδότες, ένα email μπορεί να αποτελέσει πηγή σημαντικών απογοητεύσεων, άγχους και χαμένης παραγωγικότητας. Καθώς ο όγκος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνεχίζει να αυξάνεται, πολλοί από εμάς αισθανόμαστε τον αντίκτυπο – προσπαθώντας να δώσουμε προτεραιότητα στην εργασία αποτελεσματικά ενώ η διακοπή από τη συνεχή ροή μηνυμάτων (και απαιτήσεων) έχουν ως αποτέλεσμα μειωμένη παραγωγικότητα και άγχος.

Σε ένα σχετικά πρόσφατο άρθρο της στο Harvard Business Review, η Αριάννα Χάφινγκτον, περιγράφει ότι κάθε email που λαμβάνει η ίδια – ή οι υπάλληλοί της – όταν είναι σε διακοπές, διαγράφεται. Η Διευθύνων Σύμβουλος της Thrive Global πιστεύει ότι είναι πολύ δύσκολο να χαλαρώσεις στις διακοπές όταν λαμβάνεις συνεχώς μηνύματα. Επιπλέον, πιστεύει ότι ένα γεμάτο inbox μόνο αδικαιολόγητο άγχος και πίεση μπορεί να προκαλέσει όταν θα επιστρέψεις στο γραφείο σου.

Πώς να μειώσετε το άγχος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Facebook Twitter
H έρευνα του βρετανικού Future Work Centre κατέδειξε ότι η ανάγνωση και η αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων κατά τη διάρκεια της δουλειάς και κυρίως των email που διακόπτουν τη ροή της, αυξάνουν σοβαρά τα επίπεδα του άγχους.

Μια πρόσφατη και πολύ ενδιαφέρουσα έρευνα του Future Work Centre δίνει ένα πολύ μεγάλο δίκιο στον τρόπο που χειρίζεται τα email της η Χάφινγκτον. Η βρετανική οργάνωση πραγματοποίησε μια έρευνα σε 2.000 εργαζόμενους, σε διαφορετικούς τομείς της βιομηχανίας του Ηνωμένου Βασιλείου, για να μελετήσει πώς το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί ταυτόχρονα να διευκολύνει και να επηρεάζει αρνητικά την εργασιακή εμπειρία. Τι φανερώνει αυτή η έρευνα; Μια δυνατή σχέση μεταξύ της χρήσης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και της αντιληπτής πίεσης που δεχόμαστε από τη συνεχή ροή τους. Όσο μεγαλύτερη είναι η πίεση των email τόσο μεγαλύτερες και οι αρνητικές επιπτώσεις στον οικιακό ελεύθερο χρόνο, κάτι που με τη σειρά του θα έχει αρνητικές επιπτώσεις στην απόδοση στην εργασία.

Το μεγάλο θέμα του άγχους που προκαλεί σήμερα η συνεχής ροή των email δεν απασχολεί μόνο την Αμερική ή την Βρετανία. Πρόσφατα, μια άλλη έρευνα της Dutch Professional Association of Professional Organizers (NBPO) στην Ολλανδία αποκαλύπτει ότι το ένα τρίτο των εργαζομένων στις Κάτω Χώρες αισθάνονται άγχος λόγω της καθημερινής εισροής email στην εργασία. Το 42% των ερωτηθέντων πιστεύουν ότι το να απαντούν σε email τους αποσπά την προσοχή από πιο σημαντικά καθήκοντα, ενώ το 20% ισχυρίζονται ότι ξοδεύουν τουλάχιστον δύο ώρες την ημέρα απαντώντας σε email των επιχειρήσεων που εργάζονται.

Πώς να μειώσετε το άγχος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Facebook Twitter
Ο μέσος εργαζόμενος ξοδεύει το 28% του εβδομαδιαίου εργασιακού του χρόνου διαβάζοντας και απαντώντας σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Υπάρχει ένας μεγάλος φόβος ο οποίος κρύβεται στην έντονη παρουσία πολλών email σε ένα γεμάτο inbox έτοιμο να σκάσει: όλοι νομίζουμε ότι ο όγκος αυτός είναι ανυπέρβλητος. Η υπερφόρτωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συχνά μας κάνει να νιώθουμε σαν να έχουμε ένα τεράστιο καθήκον μπροστά μας αλλά καθόλου χρόνο – ή τουλάχιστον αρκετό – για να το εκπληρώσουμε. Η λύση για να νικήσουμε αυτόν το φόβο είναι μια: να μάθουμε να διατηρούμε καθαρό το inbox. Και αν θέλουμε να σπαταλήσουμε και λίγο χρόνο παραπάνω και να μηδενίσουμε την πίεση, μπορούμε να το αυτοματοποιήσουμε για να μην αποσπά συνέχεια την προσοχή μας.

Φίλτρα και υπηρεσίες

SaneBox

To SaneBox είναι ουσιαστικά ένα τεράστιο φίλτρο το οποίο κρατάει σε πολύ καλή άμυνα τα εισερχόμενά σας. Πρόκειται για μια επαγγελματική λύση, αγαπημένη των αμερικανών δημοσιογράφων. Η υπηρεσία δημιουργεί έναν ξεχωριστό φάκελο στον λογαριασμό σας. Όταν έρχεται ένα νέο μήνυμα, το SaneBox αποφασίζει αν θα το βάλει σε ένα δευτερεύοντα φάκελο ή θα το αφήσει στο inbox. Πώς θα ξέρει; Μπορείτε να ελέγχετε πάντα ποια email φιλτράρει και ποια αφήνει ως σημαντικά στο inbox, και πάντα μπορείτε να το «εκπαιδεύσετε» να αλλάζει συνήθειες ανάλογα με τις περιστάσεις. Η υπηρεσία του SaneBox δεν είναι δωρεάν, κοστίζει 59 δολάρια το χρόνο (μια προσφορά που ισχύει μέχρι το τέλος της χρονιάς).

 

Unroll.me

H εφαρμογή Unroll.Me είναι ένα από τα πιο δημοφιλή συστήματα διαχείρισης εισερχομένων στο web. Έχει πολλές ομοιότητες με άλλα εργαλεία, αλλά έχει ένα μοναδικό πλεονέκτημα: συγκεντρώνει όλες τις συνδρομές σας σε μια ημερήσια ειδοποίηση. Έτσι, το να έχετε όλα τα email των συνδρομών σας σε ένα μήνυμα, είναι ο πιο εύκολος τρόπος για να εξοικονομήσετε χρόνο χωρίς να χάσετε καμία πληροφορία που πιθανόν σας αφορά.

 

BatchedInbox

Το BatchedInbox είναι κι αυτό μια προηγμένη υπηρεσία που απαιτεί συνδρομή (4.99 δολάρια το μήνα). Ένα από τα βασικά του χαρίσματα είναι ότι σας επιτρέπει να ρυθμίσετε τις ώρες που θέλετε να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κατά τη διάρκεια αυτών των χρονικών διαστημάτων, σας στέλνει παρτίδες μηνυμάτων. Το εργαλείο αυτό είναι δημοφιλές μεταξύ εργαζομένων, επειδή μειώνει στο ελάχιστο τις αποσπάσεις από ειδοποιήσεις συνδρομών τις οποίες συλλέγει για μια πιο άνετη ώρα της ημέρας, που ορίζει ο κάθε χρήστης.

Το spam φίλτρο του Gmail

Οι χρήστες του Gmail μπορούν να χρησιμοποιήσουν το φίλτρο «ανεπιθύμητης αλληλογραφίας» της Google, το οποίο έχει αποδείξει ότι εμποδίζει το 99,9% του spam. Για να διαχειριστείτε τα ανεπιθύμητα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να δημιουργήσετε κανόνες που θα φιλτράρουν τα μηνύματά σας. Έτσι, θα μπορείτε να στέλνετε κατευθείαν ένα email σε μια ξεχωριστή ετικέτα, σε ένα ξεχωριστό αρχειο ή να τα διαγράφετε κατευθείαν.

Mailstrom

Εάν χρησιμοποιείτε Outlook ή Yahoo!Mail το Mailstrom θα σας βοηθήσει να βελτιώσεται την οργάνωση των εισερχομένων τους. Το λογισμικό του «ενώνει» σχετικά (μεταξύ τους) μηνύματα και σας επιτρέπει να απαντάτε στα ομαδικά αυτά πακέτα. Πολλοί επαγγελματίες αγαπούν αυτήν την πλατφόρμα επειδή τους επιτρέπει να τσεκάρουν δεκάδες ή εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ταυτόχρονα.

 

 

Τech & Science
0

ΣΧΕΤΙΚΑ ΑΡΘΡΑ

ΔΕΙΤΕ ΑΚΟΜΑ

Η Meta παγώνει τις προσλήψεις στην Τεχνητή Νοημοσύνη, μετά τις δαπανηρές κινήσεις Ζούκερμπεργκ

Τech & Science / Η Meta παγώνει τις προσλήψεις στην Τεχνητή Νοημοσύνη, μετά τις δαπανηρές κινήσεις Ζούκερμπεργκ

Ο Ζούκερμπεργκ είχε αναλάβει προσωπικά την προσέλκυση ταλέντων από OpenAI, Google DeepMind και άλλες εταιρείες, προσφέροντας πακέτα αποδοχών ακόμη και 100 εκατ. δολαρίων
LIFO NEWSROOM
Η πρόωρη εφηβεία ενδέχεται να συνδέεται με κοινό χημικό σε προϊόντα προσωπικής φροντίδας

Τech & Science / Η πρόωρη εφηβεία ενδέχεται να συνδέεται με κοινό χημικό σε προϊόντα προσωπικής φροντίδας

Μία χημική ένωση που βρίσκεται σε πληθώρα προϊόντων - από καλλυντικά και αρωματικά χώρου έως απορρυπαντικά και σαπούνια - μπορεί να στέλνει σήμα σε περιοχή του εγκεφάλου που ενεργοποιεί την έναρξη της εφηβείας
LIFO NEWSROOM
Οι ΗΠΑ σε διαπραγματεύσεις για το 10% της Intel: «Ο πρόεδρος θέτει τις ανάγκες της Αμερικής σε προτεραιότητα»

Τech & Science / Οι ΗΠΑ σε διαπραγματεύσεις για το 10% της Intel: «Ο πρόεδρος θέτει τις ανάγκες της Αμερικής σε προτεραιότητα»

Επιβεβαίωσε ο Λευκός Οίκος πως υπάρχει ενδιαφέρον για τη γιγαντιαία εταιρεία μικροτσίπ - Οι ΗΠΑ ζητούν μερίδιο σε αντάλλαγμα για παλαιότερες επιχορηγήσεις
LIFO NEWSROOM
Η Intel εξασφαλίζει «σωσίβιο» 2 δισ. δολαρίων από τη SoftBank – Σκέψεις για συμμετοχή και από την κυβέρνηση Τραμπ

Τech & Science / Η Intel εξασφαλίζει «σωσίβιο» 2 δισ. δολαρίων από τη SoftBank – Σκέψεις για συμμετοχή και από την κυβέρνηση Τραμπ

Οι μετοχές της Intel κατέγραψαν άνοδο άνω του 5% - Ο Τραμπ έχει ήδη συμφωνήσει με Nvidia και AMD να καταβάλουν το 15% των εσόδων τους από πωλήσεις κινεζικών AI chips στο αμερικανικό κράτος
LIFO NEWSROOM
Curio: Τα λούτρινα παιχνίδια με τεχνητή νοημοσύνη που μιλούν στα παιδιά

Τech & Science / Curio: Τα λούτρινα παιχνίδια με τεχνητή νοημοσύνη που μιλούν στα παιδιά

Η εταιρεία Curio δημιουργεί αρκουδάκια-chatbots με τεχνητή νοημοσύνη που συνομιλούν με παιδιά από 3 ετών - Πώς αλλάζουν τα παιχνίδια την έννοια του παιδικού παιχνιδιού και τι πρέπει να γνωρίζουν οι γονείς;
LIFO NEWSROOM
Έλον Μασκ και Τζεφ Μπέζος σχεδιάζουν ανεφοδιασμό καυσίμων στο διάστημα για αποστολές σε Σελήνη και Άρη

Τech & Science / Έλον Μασκ και Τζεφ Μπέζος σχεδιάζουν ανεφοδιασμό καυσίμων στο διάστημα για αποστολές σε Σελήνη και Άρη

Ο Έλον Μασκ και ο Τζεφ Μπέζος εξερευνούν τον ανεφοδιασμό καυσίμων σε τροχιά, ώστε τα διαστημόπλοια να ταξιδεύουν πιο μακριά με λιγότερο βάρος στην εκτόξευση, ανοίγοντας τον δρόμο για φθηνότερες και μακρινότερες αποστολές στη Σελήνη και τον Άρη
LIFO NEWSROOM