Ο μέσος εργαζόμενος λαμβάνει 120 email την ημέρα, με αποτέλεσμα να είναι πολύ δύσκολο να τα διαβάσει όλα και πόσο μάλλον να τα απαντήσει. Αν είσαι από αυτούς που στέλνουν συχνά email και θέλεις να αυξήσεις τις πιθανότητες να παίρνεις απαντήσεις, διάβασε τα παρακάτω εννέα τρικς:
1.
ΖΗΤΑ ΝΑ ΕΧΕΙΣ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΣΤΗΝ ΓΡΑΜΜΗ ΤΟΥ ΘΕΜΑΤΟΣ TOY EMAIL.
Ακούγεται απλό, αλλά μερικές φορές είναι το μόνο που έχεις να κάνεις. Αν ένα email χρειάζεται απάντηση ειδοποίησε τον παραλήπτη στην γραμμή του θέματος και θα είναι πολύ πιθανό να την έχεις. Η Janine Adams, επαγγελματίας οργανώτρια, προτείνει: Ένα πράγμα που με κάνει να απαντάω πάντα σε ένα email είναι όταν ο άνθρωπος που μου το στέλνει γράφει: «ΧΡΕΙΑΖΕΤΑΙ ΑΠΑΝΤΗΣΗ». Είναι πολύ αποτελασματικό».
2.
ΑΛΛΑΞΕ ΤΟ ΘΕΜΑ ΤΟΥ EMAIL ΑΝ ΑΛΛΑΞΕΙ ΤΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΤΗΣ ΣΥΖΗΤΗΣΗΣ
Το θέμα της συζήτησης μπορεί να αλλάξει, ειδικά όταν τα email δίνουν και παίρνουν. Υπάρχει μεγάλος κίνδυνος το θέμα της αρχικού email να γίνει άσχετο με το πως έχει διαμορφωθεί το περιεχόμενο της κουβέντας. «Οι άνθρωποι αποσυντονίζονται και σταματούν να διαβάζουν όταν νιώθουν ότι έχουν πάρει τις πληροφορίες που χρειάζονταν στο προηγούμενο θέμα και οι απαντήσεις δεν απαντάνε στις αρχικές απορίες τους», λέει η Dianna Booher συγγραφέας του βιβλίου «What More Can I Say? Why Communication Fails and What to Do About Iτ». «Επειδή μπορεί να χαθούν σημαντικές πτυχές της συζήτησης θα πρέπει ο αρχικός αποστολέας να ανανεώσει τον τίτλο του θέματος».
3.
ΜΗΝ ΞΕΧΑΣΕΙΣ ΤΟΝ ΧΑΙΡΕΤΙΣΜΟ
Όταν ένα email ξεκινάει χωρίς συγκεκριμένη απεύθυνση, ο παραλήπτης μπορεί πολύ εύκολα να υποθέσει ότι το μήνυμα έχει σταλεί μαζικά και να μην απαντήσει. «Επίσης το email σoυ μπορεί να παρεξηγηθεί ως απαίτηση και όχι ως παράκληση. Ένας απλός χαιρετισμός μπορεί να κάνει το email σου πιο ευγενικό», λέει η Peggy Duncan, συγγραφέας του βιβλίου «The Time Management Memory Jogger: Create Time for the Life You Want».
4.
ΞΕΚΙΝΑ ΤΟ EMAIL ΜΕ ΕΝΑ ΞΕΚΑΘΑΡΟ ΑΙΤΗΜΑ
Μην κρύβεις τον σκοπό του μηνύματός σου. Ξεκίνα περιγράφοντας την απάντηση που περιμένεις να λάβεις και γράψε οπωσδήποτε το deadline σου, προτείνει η Lisa Zaslow, επαγγελματίας οργανώτρια. Για παράδειγμα μπορείς να γράψεις: «Σας παρακαλώ ενημερώστε με μέχρι το τέλος της ημέρας εάν θα μπορέσετε να κανονίσουμε συνάντηση στις 21 Απριλίου».
5.
ΠΡΟΣΠΑΘΗΣΕ ΝΑ ΓΡΑΦΕΙΣ ΣΥΝΤΟΜΑ EMAIL
Για να αυξήσεις πολύ τις πιθανότητες απάντησης, προσπάθησε το email σου να είναι 50-125 λέξεων. Σύμφωνα με μελέτες, τα ποσοστά απάντησης σε ένα email μειώνονται κατά 50% σε μηνύματα με παραπάνω από 125 λέξεις και κατά ακόμη 44% σε μηνύματα 500 λέξεων. Μετά από τα παραπάνω, το ποσοστό παραμένει σταθερό και στις 2000 λέξεις πέφτει πάλι κατακόρυφα.
6.
ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΕ ΓΛΩΣΣΑ ΔΗΜΟΤΙΚΟΥ
Το επίπεδο της γλώσσας των email επηρεάζει δραματικά τα ποσοστά απάντησης. Τα email που γράφονται σε γλώσσα επιπέδου δημοτικού, με πιο απλό λεξιλόγιο και πιο μικρές προτάσεις θεωρούνται πολύ καλύτερα, και δίνουν ένα 36% περισσότερων πιθανοτήτων για απάντηση συγκριτικά με τα email που γράφονται σε γλώσσα επιπέδου κολεγίου. Στο site ReadabilityScore.com, μπορείς να τσεκάρεις το πόσο εύκολα μπορεί να διαβαστεί το email σου.
7.
ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΕ ΣΥΝΑΙΣΘΗΜΑ
Άλλες μελέτες έχουν αποδείξει ότι κάνοντας προσεκτική χρήση λέξεων με αρνητική ή θετική συναισθηματική φόρτιση, όπως υπέροχο, φανταστικό, ευχαριστημένος, κακό, τραγικό, απαράδεκτο, αύξησαν τις πιθανότητες απάντησης κατά 10-15% σε σχέση με ένα ουδέτερο email.
8.
ΕΜΠΛΟΥΤΙΣΕ ΤΟ ΚΕΙΜΕΝΟ ΣΟΥ
Κάνε έντονη την γραμματοσειρά σου και χρησιμοποίησε χρώμα όταν χρειάζεται να τονίσεις κάτι συγκεκριμένο, προτείνει η Zaslow. Μπορεί να μην φανεί σε όλους τους παραλήπτες γιατί εξαρτάται από τις ρυθμίσεις του εκάστοτε email, αξίζει όμως να προσπαθήσεις.
9.
ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΕ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΠΡΙΝ ΣΤΕΙΛΕΙΣ ΤΟ EMAIL ΣΟΥ
Στείλε το μήνυμά σου το πρωί. Σύμφωνα με έρευνες τα email που αποστέλλονται μεταξύ 6.00-7.00 το πρωί έχουν μεγαλύτερα ποσοστά απάντησης, κατά 45%. Αυτό συμβαίνει επειδή εκείνη την ώρα στέλνονται λιγότερα email και μειώνεται έτσι ο ανταγωνισμός.
