Παρακαλούμε απενεργοποιήστε το Adblocker για να έχετε πλήρη πρόσβαση στο περιεχόμενο και τις υπηρεσίες μας. Δείτε πώς.
Βρήκατε κάποιο λάθος ή παράλειψη;     Επικοινωνήστε μαζί μας  »
16.12.2017
Πώς να μειώσετε το άγχος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ

Πώς να μειώσετε το άγχος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Πολλοί άνθρωποι έχουν μονίμως ενεργοποιημένες τις ειδοποιήσεις εισερχομένων για να απαντούν ακαριαία στα email που λαμβάνουν. Όλο και περισσότερες έρευνες δείχνουν ότι η τακτική αυτή αποτελεί αιτία έντονου άγχους. Το πρώτο βήμα για να καταπολεμήσουμε την κακή επιρροή των εισερχομένων είναι να μηδενίσουμε τον όγκο όσων μας αποσπούν την προσοχή.

Αισθάνεστε άγχος όταν ανοίγετε το inbox; Απομακρυνθείτε για λίγο από τα email σας! Η αποστολή και λήψη email αποτελεί μία από τις πιο συνηθισμένες δραστηριότητες παγκοσμίως, καθώς σε καθημερινή βάση ανταλλάσσουμε 183 δισεκατομμύρια ηλεκτρονικά μηνύματα.
Αισθάνεστε άγχος όταν ανοίγετε το inbox; Απομακρυνθείτε για λίγο από τα email σας! Η αποστολή και λήψη email αποτελεί μία από τις πιο συνηθισμένες δραστηριότητες παγκοσμίως, καθώς σε καθημερινή βάση ανταλλάσσουμε 183 δισεκατομμύρια ηλεκτρονικά μηνύματα.

Από τη δημιουργία του στη δεκαετία του '70, η ανάπτυξή του ήταν κάτι παραπάνω από πρωτοφανής, διευκολύνοντας την γρήγορη και εύκολη επικοινωνία μεταξύ ατόμων σε ξένα σύνορα και ζώνες ώρας, τόσο για επαγγελματική όσο και για προσωπική χρήση. Όμως, παρά την ευρεία χρήση και τη δημοτικότητα του ως γρήγορο εργαλείο επικοινωνίας, για ορισμένα άτομα, εργαζόμενους και εργοδότες, ένα email μπορεί να αποτελέσει πηγή σημαντικών απογοητεύσεων, άγχους και χαμένης παραγωγικότητας. Καθώς ο όγκος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνεχίζει να αυξάνεται, πολλοί από εμάς αισθανόμαστε τον αντίκτυπο – προσπαθώντας να δώσουμε προτεραιότητα στην εργασία αποτελεσματικά ενώ η διακοπή από τη συνεχή ροή μηνυμάτων (και απαιτήσεων) έχουν ως αποτέλεσμα μειωμένη παραγωγικότητα και άγχος.

 

Σε ένα σχετικά πρόσφατο άρθρο της στο Harvard Business Review, η Αριάννα Χάφινγκτον, περιγράφει ότι κάθε email που λαμβάνει η ίδια – ή οι υπάλληλοί της – όταν είναι σε διακοπές, διαγράφεται. Η Διευθύνων Σύμβουλος της Thrive Global πιστεύει ότι είναι πολύ δύσκολο να χαλαρώσεις στις διακοπές όταν λαμβάνεις συνεχώς μηνύματα. Επιπλέον, πιστεύει ότι ένα γεμάτο inbox μόνο αδικαιολόγητο άγχος και πίεση μπορεί να προκαλέσει όταν θα επιστρέψεις στο γραφείο σου.

 

H έρευνα του βρετανικού Future Work Centre κατέδειξε ότι η ανάγνωση και η αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων κατά τη διάρκεια της δουλειάς και κυρίως των email που διακόπτουν τη ροή της, αυξάνουν σοβαρά τα επίπεδα του άγχους.
H έρευνα του βρετανικού Future Work Centre κατέδειξε ότι η ανάγνωση και η αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων κατά τη διάρκεια της δουλειάς και κυρίως των email που διακόπτουν τη ροή της, αυξάνουν σοβαρά τα επίπεδα του άγχους.

 

Μια πρόσφατη και πολύ ενδιαφέρουσα έρευνα του Future Work Centre δίνει ένα πολύ μεγάλο δίκιο στον τρόπο που χειρίζεται τα email της η Χάφινγκτον. Η βρετανική οργάνωση πραγματοποίησε μια έρευνα σε 2.000 εργαζόμενους, σε διαφορετικούς τομείς της βιομηχανίας του Ηνωμένου Βασιλείου, για να μελετήσει πώς το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί ταυτόχρονα να διευκολύνει και να επηρεάζει αρνητικά την εργασιακή εμπειρία. Τι φανερώνει αυτή η έρευνα; Μια δυνατή σχέση μεταξύ της χρήσης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και της αντιληπτής πίεσης που δεχόμαστε από τη συνεχή ροή τους. Όσο μεγαλύτερη είναι η πίεση των email τόσο μεγαλύτερες και οι αρνητικές επιπτώσεις στον οικιακό ελεύθερο χρόνο, κάτι που με τη σειρά του θα έχει αρνητικές επιπτώσεις στην απόδοση στην εργασία.

 

Το μεγάλο θέμα του άγχους που προκαλεί σήμερα η συνεχής ροή των email δεν απασχολεί μόνο την Αμερική ή την Βρετανία. Πρόσφατα, μια άλλη έρευνα της Dutch Professional Association of Professional Organizers (NBPO) στην Ολλανδία αποκαλύπτει ότι το ένα τρίτο των εργαζομένων στις Κάτω Χώρες αισθάνονται άγχος λόγω της καθημερινής εισροής email στην εργασία. Το 42% των ερωτηθέντων πιστεύουν ότι το να απαντούν σε email τους αποσπά την προσοχή από πιο σημαντικά καθήκοντα, ενώ το 20% ισχυρίζονται ότι ξοδεύουν τουλάχιστον δύο ώρες την ημέρα απαντώντας σε email των επιχειρήσεων που εργάζονται.

 

Ο μέσος εργαζόμενος ξοδεύει το 28% του εβδομαδιαίου εργασιακού του χρόνου διαβάζοντας και απαντώντας σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ο μέσος εργαζόμενος ξοδεύει το 28% του εβδομαδιαίου εργασιακού του χρόνου διαβάζοντας και απαντώντας σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

 

Υπάρχει ένας μεγάλος φόβος ο οποίος κρύβεται στην έντονη παρουσία πολλών email σε ένα γεμάτο inbox έτοιμο να σκάσει: όλοι νομίζουμε ότι ο όγκος αυτός είναι ανυπέρβλητος. Η υπερφόρτωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συχνά μας κάνει να νιώθουμε σαν να έχουμε ένα τεράστιο καθήκον μπροστά μας αλλά καθόλου χρόνο – ή τουλάχιστον αρκετό – για να το εκπληρώσουμε. Η λύση για να νικήσουμε αυτόν το φόβο είναι μια: να μάθουμε να διατηρούμε καθαρό το inbox. Και αν θέλουμε να σπαταλήσουμε και λίγο χρόνο παραπάνω και να μηδενίσουμε την πίεση, μπορούμε να το αυτοματοποιήσουμε για να μην αποσπά συνέχεια την προσοχή μας.

 

Φίλτρα και υπηρεσίες

 

SaneBox

 

To SaneBox είναι ουσιαστικά ένα τεράστιο φίλτρο το οποίο κρατάει σε πολύ καλή άμυνα τα εισερχόμενά σας. Πρόκειται για μια επαγγελματική λύση, αγαπημένη των αμερικανών δημοσιογράφων. Η υπηρεσία δημιουργεί έναν ξεχωριστό φάκελο στον λογαριασμό σας. Όταν έρχεται ένα νέο μήνυμα, το SaneBox αποφασίζει αν θα το βάλει σε ένα δευτερεύοντα φάκελο ή θα το αφήσει στο inbox. Πώς θα ξέρει; Μπορείτε να ελέγχετε πάντα ποια email φιλτράρει και ποια αφήνει ως σημαντικά στο inbox, και πάντα μπορείτε να το «εκπαιδεύσετε» να αλλάζει συνήθειες ανάλογα με τις περιστάσεις. Η υπηρεσία του SaneBox δεν είναι δωρεάν, κοστίζει 59 δολάρια το χρόνο (μια προσφορά που ισχύει μέχρι το τέλος της χρονιάς).

 

 

 

Unroll.me

 

H εφαρμογή Unroll.Me είναι ένα από τα πιο δημοφιλή συστήματα διαχείρισης εισερχομένων στο web. Έχει πολλές ομοιότητες με άλλα εργαλεία, αλλά έχει ένα μοναδικό πλεονέκτημα: συγκεντρώνει όλες τις συνδρομές σας σε μια ημερήσια ειδοποίηση. Έτσι, το να έχετε όλα τα email των συνδρομών σας σε ένα μήνυμα, είναι ο πιο εύκολος τρόπος για να εξοικονομήσετε χρόνο χωρίς να χάσετε καμία πληροφορία που πιθανόν σας αφορά.

 

 

 

BatchedInbox

 

Το BatchedInbox είναι κι αυτό μια προηγμένη υπηρεσία που απαιτεί συνδρομή (4.99 δολάρια το μήνα). Ένα από τα βασικά του χαρίσματα είναι ότι σας επιτρέπει να ρυθμίσετε τις ώρες που θέλετε να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κατά τη διάρκεια αυτών των χρονικών διαστημάτων, σας στέλνει παρτίδες μηνυμάτων. Το εργαλείο αυτό είναι δημοφιλές μεταξύ εργαζομένων, επειδή μειώνει στο ελάχιστο τις αποσπάσεις από ειδοποιήσεις συνδρομών τις οποίες συλλέγει για μια πιο άνετη ώρα της ημέρας, που ορίζει ο κάθε χρήστης.

 

Το spam φίλτρο του Gmail

 

Οι χρήστες του Gmail μπορούν να χρησιμοποιήσουν το φίλτρο «ανεπιθύμητης αλληλογραφίας» της Google, το οποίο έχει αποδείξει ότι εμποδίζει το 99,9% του spam. Για να διαχειριστείτε τα ανεπιθύμητα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να δημιουργήσετε κανόνες που θα φιλτράρουν τα μηνύματά σας. Έτσι, θα μπορείτε να στέλνετε κατευθείαν ένα email σε μια ξεχωριστή ετικέτα, σε ένα ξεχωριστό αρχειο ή να τα διαγράφετε κατευθείαν.

 

 

Mailstrom

 

Εάν χρησιμοποιείτε Outlook ή Yahoo!Mail το Mailstrom θα σας βοηθήσει να βελτιώσεται την οργάνωση των εισερχομένων τους. Το λογισμικό του «ενώνει» σχετικά (μεταξύ τους) μηνύματα και σας επιτρέπει να απαντάτε στα ομαδικά αυτά πακέτα. Πολλοί επαγγελματίες αγαπούν αυτήν την πλατφόρμα επειδή τους επιτρέπει να τσεκάρουν δεκάδες ή εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ταυτόχρονα.

 

 

 

Ο Γιάννης Παπαϊωάννου ξεκίνησε να γράφει μουσική από το 1984 και 10 χρόνια μετά να αρθρογραφεί στο Περιοδικό «01». Αγαπάει τη φωτογραφία, την τεχνολογία και τα συνθεσάιζερ. Ονειρεύεται πως μια μέρα χάνεται στο δάσος με τις σημύδες και μένει για πάντα εκεί.
ΔΕΙΤΕ ΑΚΟΜΑ

ΕΙΔΗΣΕΙΣ/ΔΗΜΟΦΙΛΗ

ΘΕΜΑΤΑ/ΔΗΜΟΦΙΛΗ

VIDEOS/ΔΗΜΟΦΙΛΗ

CITY GUIDE/ΔΗΜΟΦΙΛΗ

ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΕΣ/ΠΡΟΣΦΑΤΑ